Algemene voorwaarden

 Artikel 1 

 Algemene voorwaarden van Eventservice Rotterdam te Rotterdam , waarin geregeld de binnen het kader van de bedrijfsvoering van haar leden af te sluiten overeenkomsten met Opdrachtgevers en derden, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam: 24364299

Artikel 2 Toepasselijkheid algemene voorwaarden

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere aanbieding, offerte en overeenkomst tussen Opdrachtnemer (Eventservice Rotterdam)  en Opdrachtgever.

2.2 Indien een bepaling van de algemene voorwaarden nietig blijkt te zijn of wordt vernietigd, laat dat de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. Partijen zullen in dat geval voor de nietige respectievelijk vernietigde bepaling een bepaling in de plaats treden die zoveel mogelijk aansluit bij de bedoeling van partijen.

2.3 De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Artikel 3 Offerte, informatie en inschakeling derden

3.1 Alle aanbiedingen, prijsopgaven, stylingplannen e.d. van Opdrachtnemer zijn geheel vrijblijvend, tenzij Opdrachtnemer schriftelijk anders heeft aangegeven.

3.2 Alle door Opdrachtnemer verstrekte informatie en/of specificaties gelden steeds bij benadering, tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is aangegeven.

3.3 Opdrachtnemer is gerechtigd voor de uitvoering van de opdracht derden in te schakelen.

3.4 Indien een aanbieding e.d. van Opdrachtnemer niet binnen 7  dagen (of, voor zover daarvan sprake is, de in die aanbieding e.d. expliciet aangegeven – andersluidende – periode) door een schriftelijke opdracht of een opdracht per e-mail is gevolgd en door Opdrachtnemer is bevestigd, is hij vervallen.

3.5 Opdrachtnemer behoudt zich zelfs na aanvaarding van de aanbieding door Opdrachtgever het recht voor de bij haar gedane bestelling of geplaatste opdracht vormvrij te herroepen. Een dergelijke herroeping zal onverwijld na de ontvangst door Opdrachtnemer van de aanvaarding geschieden.

Art. 4 Verplichtingen Opdrachtgever

4.1 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zal Opdrachtgever voor eigen kosten zorgen voor voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen op de plek waar de opdracht wordt uitgevoerd (waaronder doch niet beperkt tot de veiligheid voor artiesten, medewerkers en bezoekers). Indien reeds afspraken zijn gemaakt over vorenbedoelde maatregelen, is Opdrachtnemer niettemin gerechtigd om op ieder gewenst moment aanvullende eisen te stellen, wanneer gewijzigde omstandigheden daartoe nopen.

4.2 Opdrachtgever verplicht zich ertoe om alle risico’s die samenhangen met de uitvoering van de opdracht, waaronder tevens worden begrepen de werkzaamheden en/of het handelen en/of het nalaten van door haar ingeschakelde derden, voor zover mogelijk te verzekeren. In ieder geval is Opdrachtgever verplicht om een reguliere AVB-verzekering te sluiten en, indien van toepassing, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Voorts verplicht Opdrachtgever zich om ervoor zorg te dragen dat onder de hiervoor genoemde verzekeringen zijn meeverzekerd de door Opdrachtnemer bij de uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde medewerk(st)er(s) en de door Opdrachtnemer ter beschikking gestelde zaken. Opdrachtgever is verplicht om afschriften van de polissen van voornoemde verzekeringen op eerste verzoek aan Opdrachtnemer te verstrekken.

4.3 Opdrachtgever is gehouden alle informatie waarvan zij weet dan wel waarvan zij behoorde te weten dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, tijdig aan Opdrachtnemer te verstrekken. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door haar verstrekte informatie.

4.4 Opdrachtgever heeft geen aanspraak op enige vorm van schadevergoeding, indien (a) Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden en Opdrachtnemer de opdracht geheel of gedeeltelijk geen doorgang laat vinden (waartoe Opdrachtnemer gerechtigd is) en/of (b) Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden, Opdrachtnemer Opdrachtgever daarop schriftelijk heeft gewezen en Opdrachtgever desondanks de opdracht wenst te laten doorgaan.

4.7 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de door haar ingeschakelde en/of uitgenodigde derden die bij de opdracht zijn betrokken, zoals bezoeker van een evenement.

4.8 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor eventuele fiscale consequenties en/of betaling (van naheffingen) ten gevolge van de Werkkostenregeling (WKR). Opdrachtgever vrijwaart en stelt Opdrachtnemer volledig schadeloos aangaande aanspraken van derden die Opdrachtgever daaromtrent ontvangt.

Artikel 5 Aansprakelijkheid Opdrachtnemer

5.1 Opdrachtnemer is gerechtigd bij de uitvoering van de opdracht derden in te schakelen.

5.2 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat zij is uitgegaan van door of namens Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige informatie.

5.3 Opdrachtnemer is slechts aansprakelijk voor schade (i) indien deze schade valt onder de dekking van haar aansprakelijkheidsverzekering en wel tot het bedrag dat door haar verzekering wordt uitgekeerd te vermeerderen met het eigen risico dan wel (ii) indien er sprake is van opzet of grove schuld van haar of een van haar leidinggevenden.

5.4 Indien er (i) geen sprake is van opzet of grove schuld dan wel (ii) de verzekering niet uitkeert, en er toch sprake is van aansprakelijkheid van Opdrachtnemer, dan is deze aansprakelijkheid beperkt tot enkel directe schade (waarbij aansprakelijkheid voor indirecte schade uitdrukkelijk wordt uitgesloten) met een maximum van € 25.000, -.

5.5 Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor schade veroorzaakt door (een tekortkoming of onrechtmatig handelen/nalaten van) uitvoerende dienstverleners en/of toeleveranciers,
waaronder tevens begrepen het personeel van die dienstverleners en/of toeleveranciers, die Opdrachtnemer in verband met of ten behoeve van de uitvoering van – een onderdeel van – de overeenkomst heeft ingeschakeld.

5.6 Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden, uit welke hoofde dan ook, die Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer heeft dienen binnen 12 maanden na het moment waarop Opdrachtgever hiermee bekend werd of redelijkerwijze had kunnen zijn, schriftelijk door Opdrachtnemer te zijn ontvangen, bij gebreke waarvan deze komen te vervallen.

5.7 Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer voor aanspraken van derden (waaronder doch niet beperkt tot deelnemers en bezoekers), die in verband met de uitvoering van de opdracht schade lijden.

5.8 Eventuele door opdrachtnemer verstrekte adviezen zijn altijd vrijblijvend en opvolging daarvan komt voor rekening en risico van Opdrachtgever.

5.9 Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade aan goederen die door Opdrachtgever aan haar ter beschikking zijn gesteld. Opdrachtgever zal voor een deugdelijke verzekering zorg dragen.

Artikel 6 Overmacht

Omstandigheden welke niet aan Opdrachtnemer te wijten zijn, welke van dien aard zijn dat naleving van de overeenkomst redelijkerwijze niet meer of niet meer in volle omvang gevergd kan worden (zoals doch niet beperkt tot (i) extreem weer, (ii) intrekking van een of meerdere vergunningen en (iii) nationale rouw) geeft haar het recht de opdracht geheel of gedeeltelijk te ontbinden en/of de uitvoering daarvan op te schorten zonder enige verplichting tot schadevergoeding. Opdrachtnemer behoudt in dat geval haar recht op vergoeding (waaronder doch niet beperkt tot kosten voor door haar ingeschakelde derden). Opdrachtnemer adviseert Opdrachtgever zich tegen deze risico’s te verzekeren.

Artikel 7 Prijs, betaling en annulering

7.1 De overeengekomen prijs (opdrachtsom) is exclusief BTW en eventuele andere heffingen van overheidswege, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Tenzij opdrachtgever een consument is en wordt in de offerte de prijs inclusief BTW weergegeven.

7.2 Wijzigingen waaronder meerkosten in de oorspronkelijke opdracht van welke aard ook, door of namens Opdrachtgever aangebracht, die hogere kosten veroorzaken dan waarop bij de prijsopgave kon worden gerekend, worden de Opdrachtgever extra in rekening gebracht.

7.3 Als de opdrachtnemer het aanbod van de opdrachtgever aanvaardt, zendt de opdrachtnemer, na de retourontvangst van de ondertekende kopie van het bevestigingsformulier, een factuur van tenminste 75% van het totaalbedrag. Deze factuur dient door de opdrachtgever binnen aangegeven termijn na de factuurdatum en in ieder geval voor de datum dat het evenement gaat plaatsvinden voldaan te zijn. Indien dit niet het geval is kan de opdrachtgever de toegang ontzegd worden.

7.4 Opdrachtgever is op ieder moment op eerste verzoek van Opdrachtnemer verplicht zekerheid te stellen voor de voldoening van al hetgeen door haar is verschuldigd.

7.5 Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, dient betaling te geschieden binnen de betalingstermijn zoals vermeld op de factuur. De betalingstermijn is een fatale termijn. Opdrachtgever is niet gerechtigd enige betaling op te schorten dan wel te verrekenen.

7.6 Indien binnen de betalingstermijn geen betaling heeft plaatsgevonden, is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Zij is dan de wettelijke handelsrente verschuldigd (waarbij geldt dat een gedeelte van de maand als een hele maand wordt aangemerkt) alsmede buitengerechtelijke incassokosten van 15% van de hoofdsom met een minimum van € 350, -.

7.10 Indien op het moment van annulering de schade van Opdrachtnemer hoger is dan de annuleringsvergoeding zoals opgenomen in artikel 7.5 in deze algemene voorwaarden, dan dient Opdrachtgever dit hogere bedrag aan Opdrachtnemer te vergoeden.

7.11.. Opdrachten kunnen tot 30 dagen voor de overeengekomen leverdatum kosteloos schriftelijk worden geannuleerd of gewijzigd. Het annuleren of wijzigen van opdrachten binnen 30 dagen voor de overeengekomen leverdatum is niet mogelijk. Bij annulering binnen 30 dagen voor de overeengekomen leverdatum maakt Eventservice Rotterdam aanspraak op het volledige factuur bedrag.

7.12. Gepersonaliseerde producten kunnen niet worden geannuleerd of worden gewijzigd.

7.13 Eventservice Rotterdam  behoudt zich steeds het recht voor om opdrachten of workshops te annuleren als Eventservice Rotterdam  daartoe door overmacht (ziekte, familieomstandigheden of anderszins) wordt gedwongen.

Artikel 8 Verhuur materialen & decoratie

8.1 Alle materialen die worden geleverd voor de opmaak van decoratie & styling van een event zijn en blijven eigendom dan wel in beheer van opdrachtnemer.

Eventueel gepersonaliseerde decoratie kunnen in overleg door opdrachtgever worden gehouden.

8.2 Periode verhuur is standaard voor 4 uur inbegrepen bij het aanvangen van het evenement, waarvan door opdrachtgever is aangegeven alszijnde aanvangstijd in de uitnodiging dan wel in de communicatie naar de bezoekers.  Indien de tijdsperiode van 4 uur overschreven wordt dan wordt hier € 100, – per uur voor gerekend.

Artikel 9 Opbouw & afbouw styling & decoratie

9.1 Opdrachtgever dient minimaal 8 uur voor aanvang feest, de ruimte waar gedecoreerd moet worden ter beschikking te stellen. Voor bruiloften of evenementen van meer dan 100 personen dient dit 24 uur voor aanvang de ruimte ter beschikking gesteld te worden.

9.2 Opdrachtgever dient te zorgen dat de toegang tot de locatie zo dicht mogelijk en vrij toegankelijk is. Verder dient opdrachtgever de ruimte schoon en leeg opgeleverd te zijn. Indien parkeerkosten gerekend worden, dan zijn deze kosten voor opdrachtgever.

9.3 Voor decoratie die op hoogte of plafond bevestigd dient te worden, wordt gebruikt gemaakt voor een zo best mogelijk constructieve oplossing. Opdrachtnemer gebruikt hiervoor altijd tape, touw of tieraps om de decoratie te bevestigen. Opdrachtnemer kan niet garanderen dat hangende decoratie bevestigd blijven en is opdrachtgever verantwoordelijk voor eventuele risico’s, indien deze losraakt. (zie artikel 3.2)

9.4 Het afbouwen van decoratie & materialen begint direct na de aangegeven dan wel overeengekomen eindtijd van het evenement tot 00.00 uur. Voor nachtelijke uren geldt een uurtarief van € 135, – p/u.

Artikel 10 Beëindiging en ontbinding

10.1 Onverminderd de aan Opdrachtnemer verder toekomende rechten is Opdrachtnemer gerechtigd de overeenkomst zonder nadere ingebrekestelling geheel of gedeeltelijk door middel van een schriftelijke verklaring te ontbinden indien: – Opdrachtgever in verzuim is met de nakoming van een of meer verplichtingen uit de overeenkomst; – Opdrachtgever in staat van faillissement is verklaard, (voorlopige) surséance van betaling heeft aangevraagd, op hem/haar de toepassing van de wet Schuldsanering Natuurlijke personen van kracht is geworden, zijn bedrijf heeft stilgelegd of heeft geliquideerd, er beslag wordt gelegd op een aanzienlijk deel van zijn vermogen ofwel hij zijn bedrijf aan derden overdraagt.

10.2 In geval van ontbinding blijft het risico van reeds geleverde zaken bij Opdrachtgever. De zaken staan dan ter beschikking van Opdrachtnemer en dienen door deze te worden afgehaald.

10.3 Indien Opdrachtnemer (of een door haar ingeschakelde derde) op het moment van de ontbinding (waaronder in dit verband tevens wordt verstaan ontbinding en opschorting als hiervoor bedoeld in artikel 6) reeds prestaties ter uitvoering van de overeenkomst heeft verricht, zullen deze prestaties en de daarmee samenhangende op Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer rustende betalingsverplichting geen voorwerp van ongedaan making zijn. Bedragen die Opdrachtnemer voor de ontbinding heeft gefactureerd of bedragen die Opdrachtnemer na de ontbinding nog zal factureren in verband met hetgeen zij ter uitvoering van de overeenkomst voorafgaand aan die ontbinding reeds had verricht of geleverd, blijven derhalve onverminderd verschuldigd en worden op het moment van de ontbinding direct opeisbaar.

Artikel 11 Intellectuele eigendomsrechten

11.1 Opdrachtnemer is dan wel wordt uitsluitend rechthebbende van alle bestaande en toekomstige rechten van intellectueel eigendom (waaronder doch niet beperkt tot het auteursrecht) die rusten op of voortvloeien uit werken (in welke vorm dan ook, waaronder doch niet beperkt tot uitgewerkte ideeën, voorstellen, designs en concepten) die Opdrachtnemer in het kader van de opdracht ontwikkelt en/of heeft (laten) ontwikkelen. Opdrachtgever verkrijgt hierop voor de duur van de opdracht een gebruiksrecht.

11.2 Opdrachtgever garandeert intellectueel eigendomsrechten van derden te respecteren. Indien Opdrachtnemer door handelen en/of nalaten van Opdrachtgever inbreuk maakt op intellectuele eigendomsrechten van derden, zal Opdrachtgever Opdrachtnemer, de werknemers van Opdrachtnemer en/of door Opdrachtnemer ingeschakelde derden op het eerste verzoek vrijwaren.

11.3 Door het in het kader van de opdracht aan Opdrachtnemer ter beschikking stellen van materialen of werken, van welke aard dan ook, geeft Opdrachtgever onvoorwaardelijke toestemming aan Opdrachtnemer deze materialen en werken op welke wijze dan ook te gebruiken, voor zover dit voor een behoorlijke uitvoering van de opdracht redelijkerwijs vereist is.

11.4 Opdrachtgever en derden onderdeel uitmakend van de opdracht zijn gerechtigd geluid, foto- en/of beeldopnamen van de opdracht te maken, tenzij Opdrachtnemer uitdrukkelijk schriftelijk anders heeft bedongen. De geluid-, foto – en/of beeldopnamen mag Opdrachtgever en derden onderdeel uitmakend van de opdracht niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer worden gebruikt in interne en externe communicatie-uitingen voor commercieel gebruik.

11.5 Opdrachtnemer is gerechtigd geluid, foto – en/of beeldopnamen van de opdracht te maken, tenzij Opdrachtgever uitdrukkelijk schriftelijk anders heeft bedongen. Geluid -, foto – en/of beeldopnamen van de opdracht mogen door Opdrachtnemer zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtgever worden gebruikt in interne en externe communicatie-uitingen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Artikel 12 Verwerken van persoonsgegevens

12.1Indien Opdrachtnemer bij de uitvoering van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever persoonsgegevens verwerkt, zijn in aanvulling op de Algemene Verkoopvoorwaarden de onderstaande voorwaarden van toepassing.

12.2 De begrippen die in deze voorwaarden worden gehanteerd hebben de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) daaraan heeft toegekend of die de rechtspraak daaraan geeft.

12.3 Bij de verwerking van persoonsgegevens kan Opdrachtgever worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke, of indien Opdrachtgever de persoonsgegevens ten behoeve van een derde partij verwerkt als verwerker. Opdrachtnemer vervult (afhankelijk van de hoedanigheid waarin Opdrachtgever de persoonsgegevens verwerkt) de rol van verwerker of subverwerker.

Artikel 13. Doeleinden van de verwerking

13.1 Opdrachtnemer zal de verwerking van persoonsgegevens uitsluitend laten plaatsvinden in het kader van het uitvoeren van de Overeenkomst, plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met toestemming van de betrokkene worden bepaald.

13.2 Opdrachtnemer zal onder de Overeenkomst alle persoonsgegevens verwerken van alle categorieën van betrokkenen die bij de uitvoering van de overeenkomst worden opgeslagen, dan wel die op een andere manier aan Opdrachtnemer worden verstrekt om te worden verwerkt. Indien er bijzondere persoonsgegevens worden verwerkt, dient Opdrachtgever dit vooraf aan Opdrachtnemer te melden en zullen Partijen in overleg beoorde­len of in dit kader aanvullende maatregelen genomen moeten worden.

13.3 Opdrachtnemer heeft geen zeggenschap over het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens. Opdrachtnemer neemt geen zelfstandige beslissingen over de ontvangst en het gebruik van de persoonsgegevens, de verstrekking aan derden en de duur van de opslag.

13.4 Opdrachtgever staat ervoor in dat hij, voor zover vereist in de AVG een gegevensverwerkingsregister zal bijhouden. Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer van alle aanspraken en vorderingen die verband houden met het niet of niet-juist naleven van deze registerplicht.

Artikel 14. Verdeling van de verantwoordelijkheid

14.1 Voor verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen maar niet beperkt tot de verzameling van de persoonsgegevens door de opdrachtgever, verwerkingen voor doeleinden die niet door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer zijn gemeld, verwerkingen door derden of voor andere doeleinden, is Opdrachtnemer niet verantwoordelijk.

14.2 Opdrachtgever staat ervoor in dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot verwerkingen van persoonsgegevens, niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden. Zakelijke-Opdrachtgevers vrijwaren de Opdrachtnemer voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het niet voldoen aan de voornoemde garantie door de opdrachtgever.

14.3 De verplichtingen van de opdrachtgever die uit deze voorwaarden voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Opdrachtgever, zoals werknemers of door hen ingeschakelde derden.

Artikel 15. Doorgifte van persoonsgegevens

15.1 Opdrachtnemer verwerkt persoonsgegevens in landen binnen de Europese Economische Ruimte. Opdrachtgever geeft Opdrachtnemer toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in landen buiten de Europese Economische Ruimte., met inachtneming van de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

15.2 Opdrachtnemer zal Opdrachtgever op verzoek melden naar welk land of welke landen de persoonsgegevens worden doorgegeven.

Artikel 16. Inschakelen van subverwerkers

16.1 Opdrachtgever geeft Opdrachtnemer hierbij toestemming om, in het kader van de Overeenkomst en de in deze voorwaarden opgenomen persoonsgegevensverwerking, subverwerkers in te schakelen. Opdrachtnemer zal Opdrachtgever op verzoek informeren over welke subverwerkers zij inschakelt.

16.2 Indien Opdrachtnemer het voornemen heeft om nieuwe subverwerkers in te schakelen voor het verwerken van persoonsgegevens, dan zal Opdrachtnemer de Opdrachtgever hierover vooraf informeren. Opdrachtgever heeft vervolgens twee weken de tijd om schriftelijk bezwaar te maken tegen dit voornemen. Indien Opdrachtgever geen bezwaar maakt binnen de genoemde termijn van twee weken, dan wordt Opdrachtgever geacht ermee in te stemmen.

16.3 De opdrachtgever zal zijn toestemming om andere subverwerkers in te schakelen niet op onredelijke gronden onthouden waarbij de opdrachtnemer zich inspant om de subverwerker ten minste dezelfde verplichtingen op te leggen met betrekking tot de persoonsgegevensverwerking als die tussen opdrachtgever en opdrachtnemer zijn overeengekomen.

Artikel 17. Verzoeken van betrokkenen

17.1 Als een betrokkene een verzoek over zijn persoonsgegevens rechtstreeks richt tot Opdrachtnemer, zal Opdrachtnemer het verzoek binnen redelijke termijn doorsturen aan de Opdrachtgever. Opdrachtnemer mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen.

17.2 Opdrachtnemer zal de betrokkene rechtstreeks antwoorden indien de opdrachtnemer dat wettelijk verplicht is of de opdrachtnemer hierin een zelfstandige verantwoordelijkheid op basis van de AVG.

17.3 Opdrachtnemer is gerechtigd om de kosten van de beantwoording van verzoeken van betrokkenen aan de opdrachtgever in rekening te brengen.

Artikel 18 Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op alle rechtsverhoudingen tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing. Uitsluitend de rechtbank van het arrondissement waarbinnen (de statutaire zetel van) Opdrachtnemer zich bevindt, is bevoegd om kennis te nemen van geschillen tussen partijen.